Мероприятия по сохранности ТМЦ в магазине

Инвентаризация магазина или склада — как упростить и ускорить этот процесс?

При помощи штрихкодов и терминалов сбора данных!

Казалось бы, в процессе инвентаризации все просто: достаточно пересчитать текущее количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), внести данные в учетную систему и сравнить с ожидаемыми остатками, выявив тем самым недостачу или излишки. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко. На самом деле — это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у работников магазина или склада, материально-ответственных лиц, руководителей организации. В этой статье я расскажу о своем опыте участия в инвентаризации с использованием терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей;
• сопоставление фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются:

• сохранность товарно-материальных ценностей;
• правильность их хранения, отпуска;
• состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.

Краткая вводная

Клиент — сеть магазинов спортивной одежды. Компания приобрела несколько устройств Motorola MC2000 вместе с нашим драйвером 1С, и меня попросили проследить за тем, чтобы первая инвентаризация прошла быстро и без проблем. Магазины расположены в крупных торговых центрах, и одежды нужно пересчитать много. Основная цель покупки оборудования состояла в том, чтобы резко сократить время инвентаризации и начать пересчитывать товар раз в неделю, а не раз в месяц, как было до этого. Для такого бизнеса очень важно знать, какие майки еще действительно есть в продаже, а какие только числятся.

С чего начать?

Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).

Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.

Небольшое отступление

Зачем вообще выгружать на ТСД справочник товаров, когда можно просто собрать штрихкоды?

Всё дело в точности.
Не секрет, что штрихкодов многих товаров в базе просто нет. По этим штрихкодам товары никогда не будут найдены.
Такие вещи добавляют неопределенности в результаты инвентаризации: представьте себе, вы загружаете результаты инвентаризации в базу 1С, а она говорит, что по таким-то штрихкодам товары не найдены. Что за товары? Сколько их? Всё это остается без ответа.
Т.е. помимо обычных пропусков и недостачи у нас на руках будет несколько десятков штрихкодов, которые непонятно чему соответствуют и непонятно где лежат.
А если бы терминал сверял каждый сканируемый штрихкод с базой 1С можно было бы сразу же отлавливать товары с неизвестными штрихкодами и откладывать их в специальную корзину (плюс программа от Клеверенс позволяет прямо на терминале зарегистрировать новый штрихкод, указав артикул или 1С-код товара).

Возвращаемся к ТСД. Не стоит забывать, что, выбирая терминал для инвентаризации, мы выбираем еще и программное обеспечение, и за весь процесс работы и получения достоверных результатов отвечает именно программное обеспечение. Безусловно, DOS-терминал дешев и прост в использовании и, конечно, может использоваться при проведении несложной инвентаризации, но, приобретая его, мы получаем устаревшее программное обеспечение, которое производителем чаще всего уже не поддерживается. Отсюда потери данных, невозможность настройки ПО под конкретные нужды — опыт такой инвентаризации часто оказывается отрицательным, и вот уже терминалы лежат без дела, а пересчет ТМЦ выполняется с помощью листа бумаги как раньше.

Что же делать? Неужели, чтобы все прошло гладко, нужен самый современный навороченный Windows-терминал и сложное ПО к нему? Попробуем в этом разобраться. Какие критерии можно использовать для выбора терминала для инвентаризации? Несмотря на то, что каждая организация может использовать свои критерии, есть основное, на что лучше обратить внимание при выборе:

1. Достаточное быстродействие при работе с большими справочниками номенклатуры (до нескольких сот тысяч позиций);
2. Надежное хранение результатов (ПО должно сохранять результаты на карту памяти в процессе работы);
3. Возможность настройки (ПО должно поддерживать возможности настройки, ввод дополнительных полей, изменение схемы работы — даже если предполагается, что терминал будет использоваться только для сбора штрихкодов, никто не знает, какие задачи встанут завтра, лучше быть готовым заранее);
4. Обмен данными с учетной системой должен легко настраиваться и проходить без особых проблем;
5. Высокий уровень технической поддержки от поставщиков ПО и терминала;
6. И, конечно, цена. Точнее соотношение цена/производительность, никто не хочет переплачивать за функции, которые не будут использоваться, но вместе с тем терминал не должен сломаться через два дня работы.

Есть ли на рынке предложения хотя бы приближенно отвечающие этим требованиям? Оказывается, есть. Рассмотрим одно из удачных решений для инвентаризации: терминал Motorola (Symbol) MC1000 и программное обеспечение «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. ТСД Motorola (Symbol) MC1000 работает под управлением операционной системы Windows CE 4.2 Core, обладает монохромным экраном, экран не сенсорный, все управление выполняется с клавиатуры, в терминале отсутствует модуль беспроводной связи Wi-Fi, а также другие беспроводные интерфейсы, обмен данными выполняется только через коммуникационную подставку (кредл), через нее же выполняется зарядка терминала. Терминал имеет небольшие габариты и вес (16.3×6.45×3.8 см, 205 г). Стоимость терминала невысока по сравнению с другими Windows-терминалами: всего около 24 000 руб. При покупке терминала через дилерскую сеть компании RRC (а это десятки компаний в России и странах СНГ), программное обеспечение для проведения инвентаризации и выполнения других операций (драйвер 1С либо программа для файловой выгрузки) поставляется бесплатно.

Благодаря использованию быстродействующего процессора Intel® Xscale™ PXA 312 Mhz терминал справится с обработкой больших справочников и документов, а использование карт памяти SD даст уверенность, что собранные данные не пропадут. Все это поддерживает ПО «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. Кроме того ПО позволяет изменять логику выполнения операций на терминале, вводить дополнительные поля и многое другое. Настройка выполняется с помощью так называемой «Панели управления», при этом программировать ничего не нужно. «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS имеет сертификат «1С:Совместимо!», а это означает, что с организацией обмена данными между 1С и терминалом проблем возникнуть не должно.

Рассматриваемое решение используется рядом крупных предприятий, магазинов, для проведения инвентаризации и в других целях. Сотрудники компании Клеверенс Софт всегда готовы оказать техническую поддержку и решить возможные проблемы, ПО регулярно обновляется, выходят новые версии, учитывающие опыт использования системы. Если Ваша организация не использует 1С:Предприятие в качестве учетной системы, Вы также сможете использовать ТСД Motorola (Symbol) MC1000 для проведения инвентаризации, но при этом Вам понадобится другое ПО от «Клеверенс» (Mobile SMARTS, Прикладное программное обеспечение к терминалам сбора данных).

Как всё было на личном опыте

Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.

Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.

Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.

После создания нового документа вся работа выполняется в окне сканирования штрихкода товара и единственное, что нужно делать, это сканировать штрихкод очередного товара. С этим все справились. При успешном считывании штрихкода сканер издает звук «пип», загорается зеленая лампочка, на экране отображается название выбранного товара и количество единиц товара (на экран обычно никто не смотрит, и так понятно, что товар успешно распознан).

Иногда встречались товары без штрихкодов. Возник вопрос: что же делать в такой ситуации? Если на товаре есть артикул, можно ввести его на ТСД с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, такой товар откладывали в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации его вводили в документ 1С вручную.

Для небольшой части товаров штрихкоды не были заведены в 1С и, соответственно, терминал найти товар по ним не мог. Если после сканирования штрихкода товар не найден, терминал издает громкий звук «бррр», так что пропустить такую ситуацию невозможно. В этом случае программа предлагает добавить штрихкод к имеющимся товарам:

В данном случае добавление штрихкодов к товарам не выполнялось, т.к. для того, чтобы это сделать, нужно найти товар в списке, а список товаров очень большой. Как и в предыдущем случае, товар откладывался на кассу до завершения инвентаризации.

Несколько раз за время проведения инвентаризации сканеры прекращали считывать штрихкод из-за программных сбоев. Для устранения этого приходилось перезапускать программу на ТСД. Такое было 2-3 раза за все время проведения инвентаризации и больших проблем это не вызвало.

Примерно к 13.20 весь торговый зал был проинвентаризирован, сотрудники отправились на обед. Как и было рассчитано в 14:00 магазин открылся для покупателей, часть сотрудников занялась продажами, а часть приступила к инвентаризации на складе при магазине. Склад представляет собой небольшую каморку, в которой в коробках хранятся запасы товара. Коробки распаковывали и сканировали штрихкоды товаров, как до этого делали в торговом зале.

Полностью инвентаризация была завершена примерно к 16.40. После завершения инвентаризации в 1С был создан документ Инвентаризация ТМЦ, в котором количества товаров по учету заполняются на основании остатков из информационной базы, а фактические количества были заполнены из терминалов сбора данных. Загрузку данных выполнил системный администратор компании. Заполненный документ инвентаризации позволил определить недостачу по отдельным позициям номенклатуры, а также общую сумму потерь. В данном магазине потери оказались не слишком большими.

Опыт показывает, что инвентаризация магазина с 6000-7000 тыс. единиц товара занимает около 6 часов если работает 5 сотрудников и терминалы используются ими впервые. При этом торговый зал может быть инвентаризован за 3 часа, после чего магазин может быть открыт, остальное время занимает пересчет запасов на складе.

Обратитесь за решением!

Вы можете прямо сейчас обратиться за подробностями по данному решению, направив нам письмо или позвонив по телефону +7 (495) 662-98-03 Обратиться за решением!

Организация хранения товаров в магазине

Обеспечение полной сохранности товаров и доведение их до потребителя в хорошем состоянии является важнейшей задачей торговых работников. Для этого необходимо:

· создать для товаров каждой группы наиболее благоприятные условия хранения (температура и влажность воздуха, вентиляция, освещение);

· соблюдать правильное товарное соседство, т. е. не допускать, чтобы рядом находились товары, оказывающие вредное влияние друг на друга;

· оберегать товары от грызунов и насекомых;

· соблюдать санитарный режим хранения, исключающий возможность заражения и порчи продуктов.

Кроме того, хранение товаров должно быть организовано так, чтобы рационально использовались площадь и оборудование кладовых.

В торговых предприятиях сосредоточена огромная масса товарно-материальных ценностей. Сохранность этих ценностей является обязанность торговых работников.

Чтобы обеспечить сохранность товарно-материальных ценностей, их качество, необходимо проводить также следующие мероприятия: организацию охраны магазина, установление системы материальной ответственности, соблюдение всех правил размещения, укладки товаров и ухода за ними.

Охрана магазинов. В нерабочее время она обычно возлагается на охранную фирму при органах милиции, с которым магазин заключает договор.

Согласно договору помещения магазина должны быть подготовлены к сдаче сторожам: погашены источники света (кроме дежурного освещения); наиболее ценные товары убраны в сейфы, шкафы и т. д.; двери закрыты на прочные замки и опломбированы.

Представителем администрации вместе с материально ответственными лицами магазин сдается охране.

При этом ключи от магазина должны храниться у заведующего (директора) магазином, если он является материально ответственным лицом, а пломбир или печать — у заместителя заведующего или у одного из материально ответственных лиц.

Если заведующий магазином не является материально ответственным лицом, то у него хранится пломбир или печать.

Хранение ключей и пломбира (печати) у одного лица не допускается. Перед открытием магазина представитель администрации и материально ответственное лицо проверяют целость замков, засовов и пломб.

При обнаружении поломки замков, засовов, срыва пломб и других признаков повреждения немедленно вызываются представитель вышестоящей организации и милиция. При выявлении хищений проводят инвентаризацию ценностей.

Размещение товаров на хранение. При правильном размещении товаров обеспечивается их сохранность, лучше используется емкость кладовых, оборудование, а также создаются удобства для работы.

Необходимо соблюдать правильное товарное соседство, исключающее вредное влияние одних товаров на другие. Так, не допускается совместное хранение кислот, щелочей, химикатов с изделиями из металла; мыла хозяйственного с пудрой и зубным порошком; фотохимикатов с фотопленками и фотобумагой.

Цемент, мел, алебастр и другие пылящиеся материалы хранят в отдельных, изолированных помещениях. Совместное хранение их с другими товарами (посудохозяйственяыми, химико-москательными и др.) невозможно.

Особое требование существует для размещения огнеопасных товаров. Керосин, бензин можно хранить только в специальных, защищенных от пожара помещениях. А такие огнеопасные товары, как вата, изделия из целлулоида, лаки, растворители, разбавители, резиновый клей и др., при невозможности выделения для них особого помещения изолируются при их хранении в общей кладовой.

В отличие от продовольственных товаров большинство промышленных изделий легко переносит разный температурный режим. Так, например, галантерею можно хранить при температуре от 5 до 20°, парфюмерию от 5 до 25°, металлоизделия от 15 до 22° и т. д. Однако лучше всего они сохраняются при температуре от 10 до 20° тепла.

В теплых кладовых размещают ткани, готовое платье, музыкальные инструменты, фототовары, радиоаппаратуру, игрушки и др. В холодных кладовых хранят разную посуду, хозяйственные товары и инвентарь, мебель, химико-москательные товары, строительные материалы и пр.

Каждой группе товаров отводят определенное место и располагают по подгруппам, видам, артикулам, цене, расцветкам и другим товарным признакам, характерным для данного товара. Например, в кладовой фототоваров отдельные места выделяются для фотоаппаратов, фотооптики, фотопленок, пластинок и бумаги, фотопринадлежностей и фотохимикалий.

В свою очередь фотоаппараты располагаются по маркам. Фотохимикалии размещают вначале по назначению: проявители, закрепители, усилители и пр., а далее по видам: проявители метоловые, амидоловые и др.

Большое значение имеет закрепление за каждым товаром постоянного места, что дает возможность быстро определить наличие товара, проверить его состояние, произвести подбор ассортимента и создать четкий порядок в кладовой.

При размещении товаров учитывается время их поступления. Ранее поступившие товары подаются в торговый зал в первую очередь, поэтому их нельзя закладывать новой партией товаров.

Товары частого спроса располагают ближе к входу в торговый зал, а редкого спроса — в наиболее отдаленных местах кладовой. Товары в громоздкой таре, тяжеловесные лучше всего размещать рядом с входом в кладовую.

Укладка товаров на хранение. Существует несколько способов укладки товаров: штабельный, рядовой, навалочный и стеллажный. Применение их зависит от вида и свойств товаров.

В штабеля укладывают товары в таре, а также ряд изделий без упаковки: детские санки, крупную посуду, стулья, фанеру, черепицу и др. Под штабель подкладывается подтоварник высотой 15-20 см. Ставить товары непосредственно на пол или на бумажную (картонную) подкладку не разрешается.

Штабель должен быть устойчивым, высотой при ручной укладке не свыше 2 м. Товары хрупкие и в недостаточно прочной таре лучше укладывать на меньшую высоту. Число рядов в штабеле зависит от вида товаров, прочности тары и т. д. Между рядами рекомендуется класть прокладочные материалы (картон, бумагу, фанеру, деревянные планки).

Для нормальной циркуляции воздуха и лучшей сохранности товары в штабеля укладывают на расстоянии 20 см от стены, 50 см от источника света и не менее 1 м от приборов отопления и водопровода. Между штабелями оставляют проходы не менее 0,7 м.

Товары и тару укладывают маркировочными ярлыками и этикетками к проходу. Для лучшего учета рекомендуется на каждый штабель укреплять ярлыки с указанием ассортимента хранимых товаров.

При штабелировании вниз кладут товары, реже спрашиваемые, больших размеров или в прочной крупной таре. На них укладывают более легкие, чаще спрашиваемые товары или товары в мягкой упаковке. Лучше всего в каждом штабеле хранить товары одного вида, артикула и т. д., и число их рядов (или тары) должно быть постоянным. Для предохранения от воздействия света штабель можно закрывать бумагой или другим материалом.

Рядовая укладка характерна для громоздких изделий. Так хранят мотоциклы, велосипеды, мебель, линолеум, линкруст, холодильники, пианино и т. д. Товары располагают на подтоварниках или на полу, между предметами оставляют небольшие проходы. Соблюдают интервалы и по отношению к стене, приборам отопления, источникам света.

Товары, чаще спрашиваемые, ставят ближе к проходу, маркировкой наружу. Навалом хранят только сыпучие неупакованные материалы: мел, цемент, алебастр. Для них в закрытых помещениях устраивают закрома. Остальные товары класть навалом на подтоварниках или на полу не разрешается.

В стеллажах товары хранятся в упаковке (коробках, пачках) или в неупакованном виде.

Хранение товаров на складе является временным процессом. Для ускорения товародвижения и сокращения времени хранения особое значение имеют эффективная организация оперативных процессов при обращении с товарами и рациональное использование ёмкости складских помещений.

Эффективность операций при обращении с товарами и рациональное использование складского помещения создают условия для эффективной организации складского хранения, при которой все операционные затраты достигают минимального уровня.

На организацию складского хозяйства влияют различные факторы, основными из которых являются: размер, характер запасов товаров и продолжительность их хранения, оснащение склада соответствующим оборудованием, размер и планировка складских помещений.

Гибкая организация складского хозяйства сокращает частоту обращения к товарам на всём протяжении их хранения.

Эффективность операций при обращении с товарами можно достичь при соблюдении следующих условий:

— уменьшении частоты передвижения товара из одних мест хранения в другие;

— увеличении размера груза при перемещении товара при отпуске;

— уменьшении расстояния перемещений товаров внутри склада.

Одноразовое обращение к товару и его перемещение от автотранспорта к месту хранения возможно только при использовании современных средств подъёма и перемещения грузов.

Эффективность при обращении с товарами предполагает также сведение к минимуму расстояний, проходящих товарами при их отпуске со склада. При размещении товаров в помещениях склада следует учитывать срок хранения, частоту поступления и отпуска, грузоёмкость и транспортабельность. Для товаров длительного срока хранения с, относительно редким поступлением и отпуском отводятся наиболее отдаленные места хранения. Часто заказываемые товары следует размещать в конце линии формирования заказа, т.е. вблизи от входов или выходов помещений склада. Легкие по весу товары размещаются в начале линии формирования заказа (дальше от входов и выходов), при отгрузке они проходят, таким образом, большие расстояния, чем тяжеловесные товары, которые следует располагать ближе к месту отгрузки.

Большое значение для эффективного обращения с товарами имеет применение для хранения и отгрузки тары-оборудования, оригинальной фабричной упаковки и малогабаритных контейнеров. Такой способ содержания и упаковки товаров создаёт большие удобства при их перемещении на хранение и позволяет осуществлять их отпуск со склада в той же таре.

При хранении товара в любой упаковочной таре следует добиваться удобства расположения товаров, соблюдения условий хранения, предотвращения порчи и повреждения товаров. Эффективное использование ёмкости складских помещений может быть достигнуто при повышении высоты помещений склада й высоты укладки товаров. Эффективное использование складской площади позволяет сокращать размер складских и. транспортных расходов и широко применять подъёмно-транспортное оборудование.