Как правильно оформлять документы в Word?

Внешний вид публикации играет важную роль —

он способствует не только эстетическому удовольствию читателя,

но и правильному пониманию написанного.

В оформлении научной работы можно выделить два главных элемента: техническое оформление текста (соответствие ГОСТам, общий вид текста) и редакторская правка текста (отсутствие лексических, синтаксических, логических и других ошибок).

Зная ряд простых правил, уже в процессе написания статьи, можно оформлять ее правильно. И на заключительном этапе не потребуется уделять оформлению дополнительное время — статья будет на 100% готовой к публикации.

Полезные сочетания клавиш Word помогут ускорить и оптимизировать процесс оформления рукописи.

Рассмотрим последовательность технического оформления на примере оформления научной статьи в самом популярном текстовом редакторе — Microsoft Word (в скобках у каждого пункта указан путь команды в программе ворд 2007 / 2003 года).

1.1. Перед набором текста необходимо установить параметры страницы — расстояния от краев страницы

(разметка страницы > поля > настраиваемые поля / файл > параметры страницы):

• для клеевого скрепления (для относительно толстой книги)

верхнее 2 см, нижнее 2,5 см,

внутреннее 3 см, снаружи 2,5 см;

• для скрепления скобой (для тонкой книги, брошюры)

верхнее 2 см, нижнее 2,5 см,

внутри 1,5 см, снаружи 2,5 см.

1.2. Далее нужно установить параметры абзаца

(формат > абзац / главная > абзац):

выравнивание — по ширине,

уровень — основной текст,

отступы и интервалы — везде 0,

первая строка (абзацный отступ) — отступ 0,7,

междустрочный интервал — одинарный.

1.3. После этого необходимо установить параметры шрифта

(формат > шрифт / главная > шрифт):

Times New Roman, обычный, размер 14.

+ Дополнительно:

масштаб — 100 %, интервал — обычный, смещение — нет.

Также рекомендуется убрать все галочки в графе «видоизменение» шрифта.

1.4. Дополнительно устанавливается автоматический перенос слов

(сервис > язык > расстановка переносов > автоматическая / разметка страницы > расстановка переносов > авто).

1.5. Отдельно оформляются заголовки, рисунки, таблицы,

схемы и диаграммы.

Названия таблиц, рисунков, диаграмм, схем и т.д. — по центру.

Также нужно указать наименование элемента и его номер по порядку

(например, таблица – Таблица 1, рисунок – Рис. 1, схема – схема 1,

диаграмма – диаграмма 1 и т.п.).

1.6. Заголовки чаще всего размещаются по центру и выделяются полужирным.

При наборе текста нужно обратить внимание на следующие тонкости технического оформления:

2.1. Различать дефис и тире*

Например,

дефис (короткий): научно-методический, как-нибудь, кое-что и т.п.;

тире (длинное): коммуникация – это…, 3–7, Москва – Челябинск и т.п.

Тире ставится при помощи двух пробелов – до и после – или с помощью специальных сочетаний клавиш.

* для тех, кому интересны тонкости тонкостей: разница тире, минуса, дефиса (короткого и длинного) см. .

2.2. Ставить одинаковые кавычки во всем документе – «елочки»; когда встречаются кавычки внутри кавычек, используются «лапки» (левая кавычка » Alt+0132 на правой цифровой клавиатуре, правая » Alt+0147 на правой цифровой клавиатуре).

2.3. Не ставить лишних пробелов (как посмотреть пробелы в документе – справа в иллюстрациях).

Пробел ставится:

Пробел не ставится:

2.4. Использовать букву ё только в тех случаях, когда она играет смыслоразличительную роль, а также в иностранных именах, где есть опасность неверного произношения.

2.5. Общепринятые сокращения – млн, млрд, трлн, ч (час) – пишутся без точек (словарь сокращений русского языка )

2.6. Порядок написания имен и фамилий:

в тексте – Имя + Отчество + Фамилия

(А. Б. Иванова – правильно; Иванова А. Б. – неправильно).

2.7. Падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно быть:

В Microsoft Word существует набор полезных сочетаний клавиш

(т.н. горячие клавиши), а также функция автозамены.

Освоить их достаточно просто, сделав это однажды, вы очень ускорите процесс оформления любого текста в будущем.

Ctrl+A – выделить все,
Ctrl+C – копировать,
Ctrl+V – вставить,
Ctrl+Z – шаг назад (отмена последнего действия),
Ctrl+Shift+пробел – неразрывный пробел,
тире (минус) – Alt+0150 на правой цифровой клавиатуре (если не работает, нужно нажать кнопку Num Lock) или Ctrl+дефис на правой цифровой клавиатуре,

длинное тире — Alt+0151 на правой клавиатуре,
неразрывный пробел Ctrl+Shift+пробел,
параграф (§) Alt+0167 на правой цифровой клавиатуре,
знак градуса (°) Alt+0176 на правой цифровой клавиатуре.

Другие полезные коды Alt + клавиша Num Padа (например, ☺, &, ╣, ©) можно найти .
Если автор работает с набранным текстом, то скорректировать технические ошибки помогут автозамены (команда «заменить» – справа вверху).
1) убрать лишние пробелы.
В поле «найти» нужно напечатать два пробела, в поле «заменить на» напечатать один пробел, затем нажать «заменить все», выйдет окно

«…произведено замен 24», еще раз нажать «заменить все».

Так до «произведено замен 0».
2) тире между цифрами вместо дефиса: поставить галочку в окошке подстановочных знаков (см. справа).

заменить — специальный — разрыв строки — на знак абзаца.

Еще информация по автозамене .

Редакторская правка текста

Написав текст научной работы, нужно, по возможности, дать прочитать его другому человеку. Свежесть восприятия другого человека (не автора) позволяет увидеть неявные ошибки, логические «нестыковки», сложные для понимания фразы и предложения, увидеть текст глазами автора и читателя одновременно.

В сторонней или собственной редакторской правке нужно обратить внимание на следующие моменты:

• лексико-семантическая правка текста – соблюдение норм употребления слов (правильный подбор синонимов, сочетаемость и т. д.), верное употребление терминов, устранение тавтологии. Для лучшей проверки лексико-семантического состава текста рекомендуется использовать словари и справочники (см. .

• стилистическая правка речи (особенности научного стиля речи описаны ),

• проверка логики текста (правильная композиция текста рассматривается в разделе «как составить план работы»).

Рекомендации по системе стилей в шаблонах для технической документации

М. Острогорский, 2013

Общие замечания

В методическом пособии, предлагаемом вниманию читателя, приведен типовой набор стилей для технического документа. Говоря о стилях, мы имеем в виду, прежде всего, функциональность текстового процессора Microsoft Word, но если вы пользуетесь другой программой, реализующей сходные принципы работы с текстом, например, OpenOffice Writer или Adobe FrameMaker, создание аналогичного набора стилей тоже представляется нам целесообразным.

Разумеется, предлагаемый подход — не единственно возможный. Наверняка можно придумать много других наборов стилей для оформления технической документации, в том числе, более удачных. Однако описанный здесь набор достаточно хорош, во всяком случае, мы успешно применяли его при разработке различных комплектов технической документации. В случае необходимости его можно (и нужно) расширить, добавив стили, необходимые в конкретном проекте.

Встроенные стили

В текстовом процессоре Microsoft Word изначально предусмотрен набор универсальных стилей, которые, — наверно так думали разработчики, — потребуются любому автору.

Встроенные стили в основном предназначены для оформления элементов информационно-поискового аппарата документа: оглавлений, колонтитулов, номеров страниц и т. п. У них есть важная особенность: когда вы вставляете в документ тот или иной элемент, текстовый процессор автоматически применяет к ним соответствующие стили. Например, номера страниц автоматически оформляются стилем Номер страницы, а сноски — стилем Текст сноски. Поэтому создавать для тех же целей другие стили в большинстве случаев нецелесообразно.

Большим соблазном для многих пользователей текстового процессора Microsoft Word становится встроенный стиль Обычный. Он предназначен для оформления основного текста документа. Если вы создаете новый документ и начинаете набирать в нем текст, программа автоматически применяет к нему этот стиль. Если вы вставляете новый абзац после заголовка того или иного уровня, к этому абзацу тоже автоматически применяется стиль Обычный. Во всяком случае, так происходит, если вы не перенастраивали этот аспект поведения заголовочных стилей.

Коварство стиля Обычный в том, что на нем основаны некоторые другие встроенные стили, в том числе, стили для заголовков, колонтитулов, номеров страниц. Если вы внесете в него изменения, необходимые для оформления основного текста, например, назначите ему красную строку, эти изменения будут унаследованы его дочерними стилями, что может оказаться совсем не кстати: для чего абзацный отступ нужен колонтитулам и номерам страниц? Поэтому мы рекомендуем отказаться от использования стиля Обычный и создать собственный стиль для оформления основного текста документа.

В других текстовых процессорах, в частности, в OpenOffice Writer, встроенные стили организованы похожим образом, хотя их состав у каждой программы свой.

Принципы построения набора стилей для технического документа

При построении набора стилей мы руководствовались следующими принципами.

1. Технический документ делится на структурные элементы, каждый из которых несет четко выраженную содержательную нагрузку: объяснение, шаг процедуры, заголовок таблицы, термин и т. п.
2. В текстовом процессоре структурные элементы представлены абзацами и линейными («inline») фрагментами. Каждый стиль должен соответствовать некоторому типу содержания, а не способу его оформления.
3. Разным типам содержания должны соответствовать разные стили. Вредно использовать один и тот же стиль для разных типов содержания на том основании, что эти типы предполагают схожее оформление текста.
4. Общие признаки визуально схожих стилей следует выносить в родительские стили, от которых эти признаки будут наследоваться. В результате образуется дерево наследования с одним корнем.
5. Для заголовков глав, разделов и т. д., а также для колонтитулов, номеров страниц и других элементов оформления желательно использовать стили, предусмотренные в текстовом процессоре.

Почему стили должны соответствовать типам содержания абзацев и линейных фрагментов, а не способам их оформления? Целесообразность такого решения неочевидна, тем более, что способ реализации стилей в большинстве программ для редактирования и верстки как будто предлагает нам задумываться, в первую очередь, о внешнем виде документа, а не о его структуре.

Этот принцип обеспечивает управляемость оформления документа. Рассмотрим простой пример.

Предположим, мы решили выделять термины и цитаты курсивом, а названия кнопок и названия клавиш — жирным шрифтом. Для этого мы создали два стиля: Курсив и Жирный. Набрали текст. Отдаем документ заказчику. Заказчик смотрит на него и говорит: «Сделайте цитаты не курсивом, а жирным». Какую работу нам придется провести, чтобы выполнить это требование? Мы будем вынуждены просмотреть весь документ, чтобы найти в нем цитаты и заменить на них стиль Курсив стилем Жирный. Если бы мы для каждого из четырех типов выделенного текста использовали отдельный стиль, нам достаточно было бы изменить его параметры.

Набор стилей

Структура набора стилей

Структура предлагаемого набора стилей абзацев (за исключением стилей, изначально предусмотренных в текстовом процессоре) показана на приведенной ниже схеме (рис. 1).

Рисунок 1. Структура набора стилей

Во избежание путаницы мы рекомендуем в каждой организации присваивать стилям имена, начинающиеся каким-нибудь характерным префиксом. Например, в компании ABCD стили будут называться abcd_base, abcd_flow и т. д.

Базовые стили

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
base	нет	предок всех стилей (кроме стандартных)	основная гарнитура, используемая в документе
titlepage	base	предок всех стилей для титульного листа	гарнитура шрифта
flow	base	предок всех стилей для текста в основном потоке	межстрочный интервал, гарнитура и размер шрифта
special_heading	base	предок стилей абзацев для особых заголовков	не разрывать абзац, не отрывать от следующего, запрет переносов, жирный шрифт
listitem	flow	предок стилей абзацев для пунктов списков	отступы по горизонтали, не разрывать абзац, табуляции
inset	flow	предок всех стилей для врезок	отступы по горизонтали
inset_signal	inset	предок всех стилей для сигнальных блоков	отступы, границы, гарнитура и размер шрифта
inset_body	inset	предок всех стилей для содержания врезок	отступы по горизонтали
object_title	flow	предок всех стилей для заголовков таблиц, рисунков, листингов и т. п.	не разрывать абзац, жирный шрифт
table	base	предок всех стилей для текста в таблицах	размер шрифта

Титульный лист

Набор стилей для оформления титульного листа определяется его макетом. Макет титульного листа зависит от разных обстоятельств, в том числе, от используемых стандартов, корпоративных или публичных. Здесь мы приведем в качестве примера ограниченный набор стилей для оформления титульного листа в «коммерческом» духе. Оформление титульного листа в «официальном» духе, например, по ГОСТ 19.104-78, предполагает большее количество элементов, размещаемых на титульном листе, и, следовательно, требует создания большего количества стилей для их оформления.

Как известно, у изданий, выпущенных промышленным способом, бывают обложка и титульный лист (рис. 2). Когда мы держим в руках закрытую книгу, мы видим обложку. Перевернув первую сторону обложки, мы видим титульный лист. В книгах титульный лист, как правило, отличается от первой стороны обложки не только материалом и оформлением, но и составом размещаемой на нем информации.

В документах, которые предполагают распространение в электронном виде или печать на офисном принтере в ограниченном количестве экземпляров, обложку и титульный лист часто заменяют одной страницей, образующей нечто среднее между ними. Не будем критиковать этот подход, поскольку с практической точки зрения он во многих случаях вполне оправдан. Тем не менее, мы предостерегаем авторов от его бездумного применения: подумайте, на что претендует ваш документ, и примите осознанное решение.

Обложка	Титульный лист
Компания Borland. Paradox. User’s Guide. 1992 г.

Рисунок 2. Обложка и титульный лист

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
titlepage_company	titlepage	название организации на титульном листе	отступы, размер и гарнитура шрифта
titlepage_subject	titlepage	название предмета документирования (например, PARADOX)	отступы, размер и гарнитура шрифта
titlepage_genre	titlepage	название жанра документа на титульном листе (например, User’s Guide)	отступы, размер и гарнитура шрифта
titlepage_version	titlepage	версия предмета документирования	отступы, размер шрифта
titlepage_address	titlepage	адрес организации	отступы по вертикали, размер шрифта

Заголовки элементов формальной структуры документа

Для заголовков разделов (подразделов, пунктов, подпунктов) документа мы рекомендуем использовать стандартные стили, определенные в текстовом процессоре: Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.

Особые заголовки

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
heading_outoftoc	special_heading	заголовок оглавления, аннотации, других частей документа, не входящих в оглавление	с новой страницы, оформление как у стандартного стиля Заголовок 1
bridgehead	special_heading	псевдозаголовок (заголовок, не влияющий на формальную структуру документа)	отступы по вертикали, размер шрифта

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
common	flow	основной текст	выравнивание, отступы (в т. ч. красная строка)
common_after_table	common	основной текст после таблицы (чтобы абзац, который следует непосредственно за таблицей, не «прилипал» к нижней границе ее рамки)	отступ сверху
common_before_list	common	абзац перед списком	не отрывать от следующего
common_btw_list_n_table	common_after_table	абзац после таблицы и перед списком	не отрывать от следующего

Списки и нумерованные заголовки

Списки, реализованные с помощью стилей, ведут себя более устойчиво, чем списки, реализованные прямым форматированием, особенно при переносе документа с одного компьютера на другой. Вместе с тем, активное использование вложенности и разных способов нумерации в списках приводит к появлению комбинаторного разнообразия способов их оформления. Создавать и поддерживать стили для каждого из них было бы обременительно, хотя некоторые авторы пытаются это делать.

К сожалению, мы не знаем хорошего выхода из этого положения. Поэтому мы рекомендуем авторам пользоваться списками по возможности сдержано:

• ограничить количество способов нумерации, используемых в документе, двумя принципиально разными: одним видом цифровой и одним видом буквенной нумерации;
• избегать многоуровневых списков (не считая нумерации заголовков), пользоваться вместо них таблицами либо создавать последовательности одноуровневых списков.

Приведем пример минималистичного набора стилей для оформления пунктов списков.

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
listitem_o	listitem	пункт маркированного списка	тип маркера
listitem_123	listitem	пункт нумерованного списка, нумерация арабскими цифрами	способ нумерации
listitem_ABC	listitem	пункт нумерованного списка, нумерация прописными латинскими буквами	способ нумерации

В текстовом процессоре Microsoft Word кроме списков существует еще один способ нумерации абзацев, в том числе, заголовков: поля AutoNum, ListNumLgl, ListNumOut, ListNum. Они не предоставляют такого выбора способов нумерации, как списки, и требуют от автора несколько большего объема ручной работы, зато функционируют более устойчиво и предсказуемо.

Врезки

Использование врезок — распространенный прием структурирования и оформления технической документации. В разных комплектах технической документации мы видим разные типы врезок и способы их оформления (рис. 2). Оформление врезки определяется характером сведений, которые в ней заключены. Предупреждения об опасности или возможном ущербе, как правило, выделяют более интенсивно, для врезок со вспомогательной информацией характерно более спокойное оформление.

Из всего возможного многообразия мы рассмотрим здесь врезки, предусмотренные стандартом ANSI Z535.6. Этот стандарт определяет требования к изложению сведений, касающихся безопасности человека при взаимодействии с техникой.

Согласно ANSI Z535.6, врезка состоит из сигнального символа (пиктограммы), сигнального слова и сообщения. Сигнальный символ и сигнальное слово определяются типом врезки. Допускается визуальное объединение сигнального символа и сигнального слова в один блок. В сообщении должно быть четко выделено указание по безопасности, дальше могут быть приведены развернутые пояснения.

Врезки, выполненные в соответствии с ANSI Z535.6, показаны на рис. 2 слева.

Врезки в руководстве по эксплуатации технического средства Компания Toshiba. Руководство по удобной и безопасной работе. 2007 г.	Врезки в руководстве пользователя программного средства Компания Microsoft. FoxPro. User’s Guide. 1993 г.

Рисунок 2. Примеры врезок

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
inset_signal_danger	inset_signal	сигнальный блок для врезки «Опасно»	границы, заливка, цвет шрифта
inset_signal_warning	inset_signal	сигнальный блок для врезки «Осторожно»	границы, заливка, цвет шрифта
inset_signal_caution	inset_signal	сигнальный блок для врезки «Внимание»	границы, заливка, цвет шрифта
inset_signal_notice	inset_signal	сигнальный блок для врезки «Уведомление»	границы, заливка, цвет шрифта
inset_message	inset_body	основное сообщение врезки	отступы, межстрочный интервал, жирный шрифт
inset_details	inset_body	текст врезки	отступы

Многие авторы используют для оформления врезок таблицу из одной строки и двух столбцов. В левый узкий столбец помещают пиктограмму, а в правый широкий — текст врезки. Достоинство этого способа в том, что он позволяет обойтись без плавающих рисунков, которые снискали среди пользователей текстового процессора Microsoft Word дурную славу из-за приписываемой им непредсказуемости поведения. Но есть у него и недостатки. Во-первых, такие врезки менее управляемы, чем выполненные только с помощью абзацев и стилей. Так, автору документа придется вручную устанавливать ширину левого и правого столбца каждой таблицы, а также следить за тем, чтобы у всех таких таблиц в документе эти размеры были одинаковы. Во-вторых, таблицы предназначены для отображения структурированных данных, а не для многоколоночной верстки, впрочем, это уже идеология.

Таблицы

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
table_title	object_title	заголовок таблицы	не отрывать от следующего, выравнивание (правое)
table_cell	table	обычный текст в ячейке таблицы	выравнивание (левое, наследуется через table от base)
table_column_caption	table	заголовок столбца	выравнивание (по центру), не отрывать от следующего, не разрывать абзац, запрет переносов, жирный шрифт
table_row_stub	table	боковик	выравнивание (левое, наследуется через table от base), не разрывать абзац, запрет переносов, жирный шрифт
table_listitem_o	table_cell	пункт маркированного списка в ячейке таблицы	отступы по горизонтали, отступы по вертикали, тип маркера, табуляции

Рисунки

Стиль абзаца	Базовый стиль абзаца	Назначение	Рекомендации
figure_graphic	flow	рисунок	отступы по вертикали, выравнивание (по центру), не отрывать от следующего
figure_title	object_title	подрисуночная подпись	отступы по вертикали, выравнивание (по центру)

Специфические типы информации

Многие технические документы имеют специфику, которая требует создания дополнительных стилей для оформления присущих им типов информации. Например, для руководства пользователя специфичны описания процедур, а для руководства программиста — описания классов, функций, аргументов, переменных и т. п.

Имеет ли смысл разрабатывать универсальный набор стилей, в котором были бы учтены все типы информации, характерные для технических документов? На первый взгляд, это безумная затея. Однако существуют наборы стилей, претендующие на столь широкий охват. Так, язык разметки DocBook/XML и комплект XSLT-стилей DocBook XLS поддерживают около 400 элементов, отвечающих различным типам информации. Взяв этот набор за образец, можно попробовать создать аналогичный набор стилей для текстового процессора Microsoft Word или другой программы. Не решаемся с уверенностью утверждать, что это невозможно или бессмысленно, но, во всяком случае, довольно трудоемко как для разработчика, так и для будущих авторов технической документации, которым придется осваивать все это великолепие.

На практике новые стили часто приходится разрабатывать по мере появления в проекте необходимости излагать информацию того или иного типа. Для этого требуется анализ, выполняемый примерно в следующем порядке:

1. Выделяем сложные типы информации, соответствующие информационным блокам.
2. Внутри каждого сложного типа информации выделяем простые типы информации.
3. Для каждого простого типа информации создаем стиль абзаца или стиль символа.

На рис. 3 (слева) показана страница справочника по языку программиования. На ней расположено описание функции, которое представляет собой сложный тип информации.

Описание функции программного интерфейса Компания Microsoft. FoxPro Language Reference. 1993 г.	Описание процедуры, выполняемой пользователем Компания Microsoft. FoxPro User’s Guide. 1993 г.

Рисунок 3. Специфические типы информации

Внутри описания функции можно выделить следующие простые типы информации:

• название рубрики описания функции;
• содержание рубрики (обычное);
• содержание рубрики (описание параметра);
• описание синтаксиса вызова функции;
• первый абзац описания функции;
• метка описания (слово Description).

Для каждого из них потребуется создать свой стиль, для одних стиль абзаца, для других стиль символа.

На рис. 3 (справа) показана страница руководства пользователя. На ней расположено описание процедуры, выполняемой пользователем для решения одной из предусмотренных в программе пользовательских задач: создания индекса базы данных. Описание пользовательской процедуры — тоже сложный тип информации.

Внутри описания пользовательской процедуры можно выделить следующие простые типы информации:

• титульная фраза процедуры;
• описание шага процедуры;
• пояснение к шагу процедуры (или просто второй абзац описания);
• описание действие внутри шага («подшага») процедуры.

Учитывая, что описание процедуры внешне представляет собой сочетание нумерованного и маркированного списков, мы могли бы отказаться от создания отдельных стилей для оформления процедур и воспользоваться стилями для списков, о которые мы обсуждали выше. Но вспомним об одном из основных принципов: каждый тип информации должен быть обеспечен своим стилем, поскольку внешнее сходство оформления может оказаться случайным и временным обстоятельством. Поэтому для каждого простого типа информации, входящего в описание процедуры, следует все-таки создать отдельный стиль.

Выделенный текст

Стиль символа	Базовый стиль символа	Назначение	Рекомендации
inline_heading	основной шрифт абзаца	псевдозаголовок в подбор (не влияет на формальную структуру документа)	жирный шрифт или другой способ выделения (цвет, гарнитура)
inline_glossterm	основной шрифт абзаца	термин	курсив
inline_guilabel	основной шрифт абзаца	название кнопки, поля, пункта меню	жирный шрифт
inline_keycap	основной шрифт абзаца	название кнопки, поля, пункта меню	жирный шрифт, малые прописные
inline_computertext	основной шрифт абзаца	строки, набираемые на клавиатуре или выводимые на экран	моноширинный шрифт (например, Courier)

Замечания по принципиальному макету

Два «больших стиля» оформления документов

Здесь речь пойдет о стилях в эстетическом, а не в техническом смысле.

Мы унаследовали от Советского Союза обособленную практику управленческого и технического документооборота. Этой практике сопутствует определенная традиция оформления документов. Она отчетливо выражена в таких стандартах, как ГОСТ 2.105-95 или ГОСТ 7.32-2001, но не ограничивается ими. Многие люди усвоили советскую традицию на уровне своего эстетического чувства, вольно или невольно включили ее в собственные представления о том, как должен выглядеть серьезный, правильно оформленный документ. В результате эта традиция начала оказывать влияние не только на те документы, к оформлению которых предъявляются жесткие внешние требования, но и на гораздо более широкий слой документов и изданий. Таким образом, в нашей стране утвердился легко узнаваемый оформительский стиль, который воспроизводят поколения управленцев, инженеров, технических редакторов, авторов технических публикаций.

Традиционному (и частично закрепленному в национальных стандартах) советскому стилю оформления технических документов противостоит западный стиль, намного более разнообразный в своих проявлениях, но столь же узнаваемый. Он проник в Россию в начале 90-х годов вместе с документацией на современные технические и программные средства и был вскоре усвоен специалистами и менеджерами новой формации. Успех западного стиля объясняется не только тем, что он эстетически противостоял формализму и скуке официальной стороны советской жизни, но и большей гибкостью, более точным соответствием составу излагаемой информации.

В приведенной ниже таблице показаны основные отличительные черты обоих стилей.

Черта стиля	Советский официальный стиль	Западный коммерческий стиль
выравнивание абзацев	по обоим краям	по левому краю или по обоим краям
красная строка в абзацах	есть	нет
вертикальные отступы между абзацами	нет	есть
выравнивание заголовков	по центру	по левому краю
нумерация заголовков	многоуровневая	только разделы верхнего уровня (главы)
маркер пункта в списках	дефис	диск («буллет»), квадрат и т. п.
выносные элементы на полях	нет	есть
врезки	слабо выделены	интенсивно выделены

Примеры проявления двух больших стилей приведены на рис. 4.

Советский «официальный» стиль Л. И. Брежнев. Отчетный доклад ЦК КПСС XXIV съезду партии. Издательство «Молодая гвардия», 1971 г.	Западный «коммерческий» стиль Компания Borland. Paradox. User’s Guide. 1992 г.

Рисунок 4. Два больших стиля

Подход, предлагаемый в этой статье, позволяет реализовать оба больших стиля оформления документов. Мы рекомендуем последовательно придерживаться одного из них и не смешивать их черты в одном документе.

Заголовки

При достаточно большой высоте шрифта в заголовке желательно использовать уменьшенный (допускается даже отрицательный) межстрочный интервал. Это касается как заголовков внутри документа, так и надписей на обложке и на титульном листе.

В техническом документе заголовки следует выравнивать по левому краю или по центру. Правое выравнивание в заголовках выглядит слишком вычурно для технического документа. Выравнивание по обоим краям в заголовках неоправданно и плохо смотрится.

Заголовок не должен быть последним абзацем на странице. Если заголовок состоит хотя бы из двух строк, он не должен перетекать со страницы на страницу.

Разница в размере шрифта между заголовками соседних уровней должна быть хорошо заметна. Чем выше уровень заголовка, тем крупнее должен быть шрифт.

Для всех заголовков соблюдайте следующее правило: расстояние от предшествующего текста до заголовка должно быть больше расстояния от заголовка до озаглавленного текста (что потребует от вас известного искусства).

Обычно заголовки и основной текст оформляют гарнитурами разных типов. Например, в заголовках часто используют шрифт без засечек, а в основном тексте — с засечками, но это именно традиция, а не стандарт.

В заголовках нежелательны переносы слов.

Абзацы

Если в абзаце используется шрифт высотой 10–12 пунктов, межстрочный интервал рекомендуется делать 1,2–1,5 высоты шрифта. Более четкого правила сформулировать невозможно, поскольку восприятие текста читателем зависит не только от соотношения линейных размеров абзаца, но и от особенностей гарнитуры шрифта.

Если абзац вырвнен по обоим краям, рекомендуется использовать в нем переносы слов, чтобы избежать появления слишком длинных пробелов между словами и уродливых «колодцев», которые они могут образовывать, случайно оказавшись на одной вертикали.

Есть два распространенных способа обратить внимание читателя на границы между абзацами:

• красная строка, которая обычно используется вместе с выравниванием по левому и правому краям;
• отступы по вертикали от соседних абзацев, увеличенные по сравнению с межстрочным интервалом в них.

Не рекомендуется смешивать эти два способа в одном документе и, тем более, в одном и том же наборе абзацев.

В таблицах допустимо использование шрифта на один-два пункта меньше, чем шрифт в основном тексте.

Выравнивание по обоим краям может плохо выглядеть в таблице, особенно, если она состоит из нескольких достаточно узких столбцов. Поэтому даже если в документе используется преимущественно выравнивание по обоим краям, в таблицах имеет смысл использовать выравнивание по левому краю. Если в таблице используется выравнивание по обоим краям, необходимо разрешить в ней перенос слов.

Технические замечания

Функции быстрого определения и переопределения стилей

Функция определения (переопределения) стиля по образцу может давать неожиданные эффекты. В частности, ее использование может привести к непосредственному назначению стилю того свойства, которое должно было бы наследоваться от родительского стиля. В результате при изменении этого свойства у родительского стиля дочерний стиль останется прежним.

Привязка документа к шаблону

Достаточно ли создать набор стилей непосредственно в документе, или необходимо подготовить шаблон и привязать к нему документ?

Если документ, который вы разрабатываете, единственный в своем роде, и вы планируете заниматься им самостоятельно, можно обойтись без шаблона. Если вы собираетесь разрабатывать похожие документы в дальнейшем, в том числе, силами коллектива авторов, на шаблоне лучше не экономить.

Шаблон обеспечивает следующие возможности:

• создание документа с заданным в шаблоне набором стилей;
• придание большей устойчивости списочным стилям;
• автоматическое обновление стилей в документе из шаблона.

Последнюю возможность рассмотрим более подробно.

Если вы создаете документ на основе шаблона, этот документ не только перенимает стили, предусмотренные в шаблоне, но и сохраняет привязку к нему. Иначе говоря, документ «помнит», по какому шаблону он был создан. Вы можете присвоить документу признак «Автоматически обновлять стили» (рис. 5). Тогда при открытии документа текстовый процессор будет автоматически приводить стили, заданные в документе, в соответствие одноименным стилям, заданным в шаблоне.

Рисунок 5. Автоматическое обновление стилей (в разных версиях Microsoft Word это диалоговое окно может выглядеть по-разному)

Это весьма полезная форма поведения текстового процессора, которая может сильно ускорить и упростить работу в следующих ситуациях.

• Вы отправили документ своему соавтору или рецензенту. Тот отредактировал документ, но внес изменения не только в текст, но и в свойства стилей. Вы уверены, что менять стили не было необходимости, и намерены вернуть их в исходное состояние. Для «ремонта» достаточно будет его один раз открыть на компьютере, где установлен шаблон.
• Вы разработали комплект, который состоит, предположим, из 25 документов. Все они сделаны по одному и тому же шаблону. Заказчик потребовал внести изменения в оформление документов, например, выделить заголовки не только шрифтом без засечек и жирным начертанием, но и цветом. Для этого достаточно сначала внести соответствующие изменения в шаблон, а затем однократно открыть и сохранить каждый документ из комплекта.

• Требования к оформлению содержания по ГОСТ 2017-2018
• Как сделать автоматическое содержание в Ворд
• Порядок оформления содержания вручную
• Как оформить содержание в виде таблицы

Оформление содержания курсовой (реферата, дипломной работы) по сути – это нумерация разделов, подразделов и других частей. Это одна страница, которая размещается между титульным листом и основным текстом. Продуманный и правильно составленный план помогает систематизировать информацию, быстрее ориентироваться в источниках. Это часть, которая может корректироваться или меняться, но без нее не стоит браться за написание курсовой работы или оформление реферата.

Требования к оформлению содержания по ГОСТ 2017-2018

Стандартные требования оформления содержания указаны в ГОСТ 7.32. В соответствии с ними в верхней части листа напишите «Содержание», выровняйте по центру. Через 2 интервала следует список: «Введение», наименования глав, подглав, «Заключение», список источников информации, приложения. Наименования разделов пишутся прописными буквами, интервал полуторный. Наименования подразделов сдвигаются вправо на 1 отступ (1,25). Напротив каждого пункта указывается страница.

Порядковый номер этой страницы 2, но он не всегда нумеруется, это зависит от требований ВУЗа. Шрифт используйте такой же, как во всей работе. По ГОСТ шрифт Times New Roman, кегль 14, но в конкретном учебном заведении могут быть иные требования. Наполнение между наименованиями глав и номерами – точки. Для нумерации используются арабские цифры.

Функцию Word для создания автособираемого оглавления можно использовать только в том случае, если заголовки оформлены правильно.

Пример оформления содержания

Как сделать автоматическое содержание в Ворд

В Word процесс оформления содержания автоматизирован. Все инструменты расположены во вкладке «Ссылки»: «Оглавление», «Добавить текст», «Обновить таблицу». Удобнее всего оформлять содержание готовой курсовой или дипломной работы.

Создайте новый лист для формы. Нажмите на «Оглавление». В списке, выберите «Ручное оглавление». Появится форма для заполнения. После клика на «Введите …» образуется прямоугольник. Введите в него наименование главы.

Недостаток этого способа – необходимость вручную вносить изменения, если меняется номер листа или заглавие. Если работа объемная, ручное оформление достаточно трудоемкое. Поэтому лучше пользоваться автособираемой формой, которая заполняется автоматически.

Заголовки должны быть оформлены средствами Word, листы пронумерованы. В противном случае программа не сможет найти заголовки, отсортировать по уровням, дополнить нумерацией и вставить в оглавление.
Пометьте наименование главы, откройте вкладку «Стиль», выберите заголовок.

Если требуется другой стиль, одновременно нажмите на клавиатуре CTRL+SHIFT+S, потом – «Применить стили». Выберите в выпадающем списке нужное, кликните на «Изменить».

Чтобы пронумеровать листы, необходимо перейти на «Вставка», кликнуть по «Номер страницы». После выбора варианта нажмите на «Закрыть окно колонтитулов».

Далее присвойте всем заголовкам уровень. Откройте вкладку «Ссылки»которую используете чтобы вставить сноски, поставьте курсор перед заголовком, кликните по «Добавить текст». Выберите уровень (появится галочка). Уровень 1 – название раздела (Заголовок 1), уровень 2 – подраздела (Заголовок 2), уровень 3 – наименование более мелкой части (Заголовок 3).

Следующий шаг – оформить содержание в ворде. Поставьте курсор на том месте листа, на котором будет план. Кликните по «Оглавление», в списке выберите вариант, который собирается автоматически. Появится содержание, состоящее из названий пронумерованных разделов.

Если в работе что-то меняется, достаточно нажать на «Обновить таблицу». Оглавление сразу изменится. Сверять названия с нумерацией не нужно.

Если необходимо сделать содержание с большим количеством уровней при написании дипломной работы, кликните по «Оглавление» и выберите «Оглавление» (внизу таблицы). Откроется окно, позволяющее:

• увеличить количество уровней («Уровни»);
• изменить вид содержания (из выпадающего списка в «Форматы») – изменения сразу видны в окошке «Предварительный просмотр»;
• изменить стиль («Изменить», выбрать нужное в табличке «Стиль»);
• изменить линию, соединяющую текст с номером («Заполнитель»);
• использовать специальные стили («Параметры», выбрать в «Доступные стили» и «Уровень»).

Если необходимо удалить содержание, откройте «Ссылки», кликните по «Оглавление», потом – «Удалить оглавление».

Порядок оформления содержания вручную

Если документ небольшой, его не нужно будет редактировать, заглавия созданы без форматирования, оформить содержание вручную можно двумя способами.

Первый способ оформления. Напишите на новой странице «Содержание», перейдите на следующую строку и введите заглавие. Кнопкой «Tab» («Пробел») переместите курсор на конец строчки, напишите номер. Если между названием и номером нужны точки, сделайте их при помощи соответствующей клавиши.
Недостаток этого способа оформления – цифры не образуют аккуратный столбик. Страница выглядит неаккуратной.

Пример оформления содержания вручную

Второй способ оформления. Напишите на пустом листе «Содержание», перейдите на новую строку. В меню нажмите на нумерованный список и пишите первый заголовок. Оставьте курсор у последнего слова, нажмите на «Разметка страницы», «Абзац», «Табуляция». Установите параметры: сантиметры до номера, выравнивание по правому краю, заполнитель. Печатая следующие названия, нажимайте на «Tab», чтобы переместиться на место, где обозначается страница.

Оформление содержания таким способом выглядит более аккуратным, так как цифры располагаются точным столбиком.

Как оформить содержание в виде таблицы

Напишите на новом листе «Содержание», перейдите на следующую строку. Перейдите в раздел «Вставка», далее – «Таблица». Выберите количество строк и 2 столбца.

Пример оформления оглавления в таблице

Названия впишите в левый столбец, номера – во второй. Когда вся таблица заполнена, ее можно оставить в таком виде или сделать границы невидимыми. Пометьте ее, перейдите в «Работа с таблицами», потом — «Границы». Выберите «Нет границ». Такой план выглядит аккуратным.

Содержание – это проект, отражающий логическую структуру реферата или курсовой. В процессе оформления содержания магистерской или дипломной работы необходимо отразить общую направленность работы и перечень рассмотренных вопросов. Разделы, подразделы и другие части выделяются точно, соблюдая логическую последовательность. Без выполнения данных правил создать качественную работу невозможно. Это основной ориентир, если разработан правильно.

31 мая 2020

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Звучный термин «ГОСТ» давно и прочно ассоциируется у нас с показателем отменного качества.

Но что конкретно обозначает, и на что указывает этот термин, знают далеко не все.

Поэтому сегодня мы разберемся в деталях: что такое ГОСТ и для чего он нужен.

ГОСТ — это…

Для начала определим, что такое стандарт. Стандарт – это система характеристик, методов изготовления, условий хранения и пр.критериев, относящихся к конкретному объекту. Стандартизация – это система управления качеством стандартизируемого объекта.

ГОСТ – это аббревиатура от термина «государственный общесоюзный стандарт».

Интересно, что эта аббревиатура с течением времени сама стала термином, перестав быть аббревиатурой.

Судите сами: в 1940 году «ГОСТ» – это аббревиатура (государственный общесоюзный стандарт) → в 1968 – «государственный стандарт СССР» (что тоже похоже на аббревиатуру (без включения «СССР»)) → а с 1992 года по наши дни «ГОСТ» уже обозначает «межгосударственный стандарт».

Теперь о том, почему ГОСТ приобрел статус межгосударственного стандарта. После распада СССР на несколько независимых государств (СНГ) экономические связи между бывшими республиками сохранились лишь отчасти.

Но все же нормы принятых в СССР стандартов решено было сохранить для упрощения делового диалога между странами при заключении различных торговых и производственных сделок.

Важно: ГОСТ, как определенная система стандартизации, принята только в странах СНГ.

Для «синхронизации» стандартов, принятых в нашей стране, с системами международных стандартов были приняты следующие обозначения:

1. IDT – национальные стандарты идентичны международным стандартам;
2. MOD – нац.стандарты имеют технически обоснованные корректировки (т.е. модифицированы);
3. NEQ – национальные стандарты не идентичны международным.

Схема видов и категорий существующих стандартов:

Если международный стандарт идентичен национальному, то его обозначают как «ГОСТ Р». Если международный стандарт принимается с корректировками, то к национальному обозначению стандарта добавляют международное обозначение.

Важно: ГОСТ, как и все международные стандарты, соблюдаются на добровольной основе.

Кто разрабатывает и утверждает стандарты

Система стандартизации должна учитывать все нюансы стандартизируемого объекта, поэтому разработка стандартов – ответственная и кропотливая процедура.

В международном масштабе разработкой и утверждением стандартов занимается организация под названием «Международная организация стандартизации» (ISO), начавшая свою деятельность в 1947 году.

Аналогичные функции в сфере электротехники выполняет Международная электротехническая комиссия (МЭК или IEC), а в сфере электросвязи – Международный союз электросвязи (МСЭ или ITU).

К работам по стандартизации привлекаются множество международных организаций, такие как ВОЗ (всемирная организация здравоохранения), Европейская экономическая комиссия ООН и другие.

В РФ все ГОСТы утверждаются на федеральном уровне. Алгоритм утверждения:

1. Технический комитет Росстандарта (федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, до 2010 года — Госстандарт) подает заявку на утверждение нового разработанного стандарта в специально созданную агентством «Программу национальной стандартизации»;
2. Росстандарт рассматривает заявку и выявляет степень необходимости данного стандарта. При положительном решении стандарт утверждается в первом чтении и рассылается по профильным предприятиям РФ для изучения, дополнения и корректировки;
3. На основе корректур Росстандартом создается вторая редакция нового стандарта, которую отдают на экспертизу в профильный научно-исследовательский институт;
4. Доведенная «до ума» редакция утверждается руководителем Росстандарта.

Все актуальные и отмененные ГОСТы можно посмотреть на официальном сайте Росстата.

Назначение ГОСТов

С помощью ГОСТ государство формулирует комплекс требований, предъявляемых к стандартизируемому объекту.

Соответствие объекта указанным требованиям позволяет потребителю продукции (или услуги) быть уверенным в их качестве и безопасности.

Сформулируем назначение ГОСТов:

1. обеспечение производства безопасной продукции и предоставления безопасных услуг (подразумевается безопасность здоровья человека и окружающей среды);
2. обеспечение совместимости производимой продукции. Например, в связи с тем, что бытовая электроэнергия в РФ подается с напряжением 220 В, то и все бытовая техника разрабатывается с учетом этого условия;
3. обеспечение единства системы мер и измерений. Так, в РФ геометрические параметры принято измерять в метрах (см, мм), а в США – в дюймах (сколько это сантиметров?).

Обязательно ли соблюдение ГОСТ?

Развитие промышленного производства и сельского хозяйства в начале 20 века дало толчок развитию стандартизации в молодом советском государстве. В связи с этим в 1925 году был создан Комитет по стандартизации, а в 1926 году был принят первый рекомендательный стандарт на пшеницу.

Стандарты были разделены на рекомендуемые (добровольные) и обязательные.

За невыполнение обязательных стандартов в 1940 году была введена уголовная ответственность с мерой наказания до 8 лет лишения свободы. В 1984 году наказание было смягчено, нарушение обязательных ГОСТов стало караться административными мерами ответственности. Так было до 2011 года.

С 01.09.2011 г. соблюдение ГОСТ носит рекомендательный характер. Но за исключением сфер, продукция или услуги которых могут повлиять на жизнь и здоровье людей.

Чем ГОСТ отличается от ТУ

ТУ – это аббревиатура от термина «Технические условия». ТУ начали разрабатываться и применяться в эпоху перехода нашей страны на рельсы рыночной экономики.

ТУ могут разрабатываться непосредственно производителями, они как бы дополняют ГОСТ на конкретную продукцию или услугу (если таковой имеется) или же являются единственными условиями для производства продукции или услуги (если на данный объект ГОСТа нет).

Что такое КГС и ОКС

Каждый утвержденный стандарт записывается в формате трех или четырехуровневого буквенно-цифровой кода. Все коды сведены в единый перечень, который называется «Классификатор государственных стандартов» (КГС).

Что определяют уровни кода КГС:

1. Первый уровень – раздел классификатора, определяет отрасль объекта классификации. Каждая из отраслей кодифицирована буквой русского алфавита (задействовано 19 букв). Например: «А» — горное дело и полезные ископаемые.
2. Второй уровень – класс, уточняет классификацию. Обозначается цифрой. Например: «А1» — углеродистые ископаемые.
3. Третий уровень – группа, конкретизирует объект. Обозначается цифрой. Например: «А11» — графит, алмазы.
4. Четвертый уровень есть не во всех обозначениях стандартов. Прописывается после точки.

С 2002 года КГС заменен на Общероссийский классификатор стандартов (ОКС), но по-прежнему активно используется.

ОКС предназначен для классификации стандартов, нормативных и технических документов. Код ОКС прописывается в ГОСТе. Например:

Кодировка в ОКС состоит из раздела (в нашем примере – это «91»), группы (100) и подгруппы (30).

Код ГОСТа формируется из порядкового номера и (через дефис) года утверждения стандарта. Если ГОСТ применяется только в РФ, то пишется не «ГОСТ», а «ГОСТ Р». Пример ГОСТа (взят из официального сайта Росстандарта):

Обозначение ГОСТа в примере говорит о том, что порядковый номер данного стандарта – 10062, а год утверждения – 1975.

Краткое резюме

Если говорить в двух словах, то соблюдение ГОСТ при производстве продукции, выполнении работ и предоставлении услуг – для потребителя является гарантией качества, а для производителя – одним из условий успешного ведения бизнеса.

Ведь то, чем занимается или планирует заняться предприниматель, уже давно рассчитано, оптимизировано (конечно, при условии, что это не инновация) и стандартизировано. Не нужно изобретать велосипед, его конструкция идеальна.

Читайте наш блог, и жизнь покажется немного проще.

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Использую для заработка