Как оплачиваются командировки по закону?

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Вебинары в Контур.Школе Изменения законодательства. Практические ситуации Посмотреть расписание

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Есть судебные решения, которые согласны с данным выводом. Примером тому является Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 14.06.2012 по делу № 33-2379/2012. Суд посчитал, что оснований выплачивать зарплату в двойном размере за время, проведенное в пути в выходной день, не было, поскольку отсутствовал факт привлечения работника к работе в выходные дни.

Однако у чиновников из Минтруда противоположная позиция. Они считают, что время в пути, приходящееся на выходной день, должно оплачиваться согласно статье 153 ТК РФ по «двойному тарифу». Вместо двойной оплаты работник может взять отгул (без содержания), тогда дорога в выходной день будет оплачиваться по «одинарному тарифу». Данная позиция приведена в Письмах от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415 и от 25.12.2013 № 14-2-337.

Мнения разделились, а мы в данном случае согласны с Минтрудом. Приведем аргументы. Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Очевидно, что если день отъезда или приезда из командировки приходится на выходной день, то сотрудник не может использовать свой выходной для полноценного отдыха. В таком случае выходной день приравнивается к рабочему, а работник считается привлеченным к работе в выходной день. Следует отметить, что в большинстве случаев суды разделяют такую позицию (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015, Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014, Кировского областного суда от 24.07.2014 по делу № 33-2335/2014, Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Московского городского суда от 28.08.2012 по делу № 11-14545/2012, Кассационное определение Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу № 33-3776/11).

📌 Реклама

В свою очередь возникает следующий вопрос: если работник получает оплату в соответствии с окладом, то что удваивать? Нужно ли оплатить в размере двойной часовой ставки все часы нахождения в пути в выходной день или же следует выдать работнику двойную дневную ставку за весь день отъезда/приезда независимо от количества проведенных в дороге часов? Опять же, время пути может приходиться и на ночное время суток. Означает ли это, что в двойном размере нужно оплачивать и ночное время в пути?

К сожалению, нормативные документы этот момент не регулируют, а официальных разъяснений по данному вопросу все еще нет. Есть лишь позиции некоторых судов, согласно которой время пути, приходящееся на два выходных дня, нужно оплачивать по двойному дневному окладу за каждый выходной (независимо от фактического количества проведенных в пути часов). Она выражена в Апелляционном определении Самарского областного суда от 11.08.2014 по делу № 33-7832, Кассационном определении Саратовского областного суда от 14.07.2011 по делу № 33-3776/11. Данная позиция кажется нам не совсем справедливой, ведь тогда получается, что два сотрудника получат одинаковую оплату, но один из них при этом выехал в командировку, допустим, утром в воскресенье, а другой – поздним вечером воскресенья. Первый сотрудник фактически «потратил» на служебные цели весь день, а второй, проведя весь выходной по своему усмотрению, «потратил» на служебные цели только ночь.

📌 Реклама

А Тюменский областной суд в Апелляционном определении от 18.04.2012 по делу № 33-1500/2012 и вовсе заявил, что труд командированного работника в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ, но оплата при этом производится в двойном размере исходя из среднего заработка. Но подобные выводы среди судов редкость.

Как видим, точного порядка нет, следовательно, компания может воспользоваться правом, установленным частью второй статьи 153 ТК РФ. Согласно ней конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. Считаем, что компания может сама определить порядок расчета оплаты за время в пути, приходящееся на выходной или праздничный день. Выбранный порядок следует закрепить в своем локальном нормативном акте.

«Партнер» №1 (196) 2014г.

Реформа Закона об оплате командировочных

Работа и свое дело

Эдуард Мармер (Ганновер)

или Кто выиграл, а кто проиграл

С 01.01.2014 в Германии вступают в силу новые правила расчета командировочных расходов (Reisekostenreform 2014), которые затронут миллионы работающих по найму (Arbeitnehmer), предпринимателей (Selbständige) и представителей свободных профессий (Freiberufler).

Сразу же заметим, что в отличие от многих других реформ системы налогообложения, в результате которых, как правило, имеются только проигравшие, вступившие в действие «командировочные» нововведения не для всех трудящихся Германии обернутся финансовыми потерями. Многим они позволят сохранить в своем портмоне несколько сотен евро в год.

Прежде всего определимся с тем, что подразумевается под термином командировка (Dienstreise). Согласно закону, она имеет место в том случае, если профессиональная трудовая деятельность человека временно осуществляется «за пределами своего первого (по старому закону постоянного) рабочего места» или постоянного «места проживания». Например, поездки к клиентам, поставщикам, на переговоры, участие в конгрессах, наладка оборудования на объектах и т.п.

Это неизбежно приводит к дополнительным затратам под общим понятием Reisekosten (командировочные расходы). К ним относятся:

— Fahrtkosten – расходы на проезд,

— Verpflegungsmehraufwand – дополнительные расходы на питание,

— Unterkunftskosten – затраты на ночлег,

— Reisenebenkosten – дополнительные расходы.

Выигравшие и проигравшие

Газета DieWelt настоятельно советует всем работающим по найму, чьи командировочные расходы полностью или частично не перенимаются работодателем, незамедлительно изучить новые правила расчета командировочных и заранее побеспокоиться о том, какие договоренности должны быть достигнуты с работодателем, чтобы уменьшить величину налога. Ведь они могут быть включены в собственную налоговую декларацию как Werbungskosten (накладные расходы на трудовую деятельность) и таким образом «списаны с налога». То же самое относится к предпринимателям и Freiberufler, которые, декларируя Reisekosten как затраты на проведение предпринимательской деятельности (Betriebsausgaben), могут уменьшить свое налоговое бремя и сократить размер социальных отчислений.

Руководитель Федерального союза BdL Эрих Нёль считает, что от реформы выиграют прежде всего те, кто отправляется в короткие командировки (в том числе однодневные).

В партию же проигравших попадут те, чья деятельность связана с частой сменой объектов. Именно эта категория трудящихся (наладчики, монтеры, водители, преподаватели, строители, страховые агенты, журналисты и т.д.) должны заранее побеспокоиться о том, чтобы найти наиболее выгодное для своего налогообложения «командировочное» решение.

Verpflegungsmehraufwand

В отличие от «советских суточных», понятие Verpflegungsmehraufwand (или Tagesspesen), подразумевает лишь дополнительные расходы на питание и ни в коем случае не включает в себя «расходы на прочие личные потребности направленного в командировку лица». Немецкий законодатель справедливо считает, что вне места постоянного проживания или первого места работы человек вынужден тратить на питание больше денег, чем он тратит обычно. При этом командировкой считается как однодневная поездка продолжительностью не менее 8-ми часов, так и двухдневная без ночлега (суммарной продолжительностью не менее 8-ми часов). Для наглядности размеры выплачиваемых компенсаций за питание вне дома сведены в Табл. 1.

Таблица 1. Величина Verpflegungsmehraufwand в зависимости от продолжительности командировки
Продолжительность командировки (или отсутствия по месту проживания или на первом месте работы)	По старым правилам до 31.12.2013	По новым правилам с 01.01.2014
Однодневная поездка менее 8 часов	0 EUR	0 EUR
Однодневная поездка не менее 8, но не более 14 часов	6 EUR	12 EUR
Однодневная поездка не менее 14, но не более 24 часов	12 EUR
Двухдневная ночная поездка без ночлега менее 8-ми часов	0 EUR	0 EUR
Двухдневная ночная поездка без ночлега (Reise über Nacht/Brummi-Regelung) не менее 8 часов (может превысить 24 часа)	в зависимости от времени	12 EUR
Многодневная поездка (как минимум двухдневная командировка с одной ночевкой):
è день приезда (Anreisetag) независимо от времени	в зависимости от времени	12 EUR
èполный командировочный день (Zwischentag)	24 EUR	24 EUR
è день отъезда (Abreisetag) независимо от времени	в зависимости от времени	12 EUR

Согласно закону, продолжительность поездки определяется следующим образом: командировка начинается в момент выхода из дому (или первого места работы) и заканчивается в момент прибытия к первому месту работы или домой. Возмещаемые дополнительные расходы на питание (Verpflegungsmehraufwand) выплачиваются работающему по найму в чистом виде, то есть они освобождены от налога и социальных отчислений.

Эти правила действуют также для предпринимателей и Freiberufler, которые могут списывать с налога дополнительные расходы на питание как затраты на проведение предпринимательской деятельности (Betriebsausgaben). При этом предприниматель не должен путать расходы в рамках профессиональной деятельности с расходами на питание во время частной поездки. По этому поводу на сайте www.betriebsausgabe.de приводится следующий пример:

«Предприниматель N получил подряд на монтажные работы в одном из магазинов города Эссен. Его отсутствие по месту проживания длилось более четырех суток (с четверга, когда в 05:30 он покинул свою квартиру, до понедельника, когда в 10:30 он прибыл домой). Однако на самом объекте г-н N проработал лишь с четверга по субботу (в 17:00 он благополучно завершил монтажные работы, получив от заказчика соответствующий документ), а остаток уикенда провел у родственников в Эссене. Стало быть, списать с налога он сможет лишь 48,00 евро, так как его фактическая командировка завершилась не в понедельник, когда он прибыл домой, а в субботу, когда он покинул объект (Verpflegungsmehraufwand = 12,00 + 24,00 + 12,00 = 48,00 евро)».

В число выигравших от новой реформы попадают те, кто постоянно работает на выезде (Außendienstler). Например, монтер, который ежедневно находится в дороге не менее 8, но не более 14 часов, может «увести из-под налога» 2 280 евро (190 рабочих дней х 12,00 евро). При предельной ставке налогообложения 35% такой работник будет экономить начиная с 2014-го года 798 евро в год (в два раза больше, чем до реформы). А вот проигравшими окажутся те, кому ранее во время командировки выплачивалось довольствие на питание (например, солдаты-контрактники). По новым правилам их Verpflegungspauschalen, которые можно было «списать с налога», теперь должны сокращаться на величину выплачиваемого довольствия.

И наконец, очень важный нюанс по поводу так называемого Dreimonatsfrist (3-х-месячного срока). Verpflegungsmehraufwand освобождается от налога и социальных отчислений только в том случае, если командировка на одном и том же объекте (Auswärtstätigkeiten) длится не более 3-х месяцев. При этом по-новому трактуются перерывы в командировке. С 01.01.2014 причина перерыва (отпуск, больничный и т.д.) никакого значения более не имеет. Если отсутствие на объекте превысило 4 недели, отсчет трехмесячного срока опять начинается с нуля.

Übernachtungskosten, или Unterkunftskosten

Затраты на ночлег возмещаются работающему по найму в полном объеме согласно соответствующим платежным документам и полностью освобождаются от налога и социальных отчислений. Для предпринимателей и Freiberufler они так же, как и Verpflegungsmehraufwand проходят по категории Betriebsausgaben. До 31.12.2013, однако, не существовало никаких ограничений по поводу длительности проживания в одном и том же населенном пункте. С 01.01.2014 законодатели ввели существенное ограничение: 48 месяцев. По истечении этого срока «длительнокомандировочный» сможет списывать с налога не более 1 000 евро в месяц, как в случае с так называемым Zweitwohnung am Arbeitsort (второе место проживания по месту работы). Но если командировка прерывается хотя бы на 6 месяцев, отсчет 48-месячного срока начинается с начала.

И нюанс по поводу питания в отеле. Если в гостиничном счете отдельно упоминается завтрак или иная трапеза, то работодатель соответственно урезает размер Verpflegungsmehraufwand.

Что же касается ночлега без гостиничного счета, то здесь по-прежнему действует правило «паушального» подхода: работодатель возмещает работающему по найму 20 евро за каждую проведенную в командировке ночь. А вот предприниматели и Freiberufler в этом случае не смогут списать 20 евро как Betriebsausgaben, потому что паушальное возмещение расходов на ночлег в соответствии с R 9.7 Abs. 3 и R 9.11 Abs. 10 Satz 7 Nr. 3 LStR задуманы исключительно для случаев возмещения расходов со стороны работодателя (Arbeitgebererstattung). Это же правило, впрочем, распространяется и на тех работающих по найму, которые списывают свои командировочные расходы как Werbungskosten в собственной налоговой декларации.

Правила списания ночлега без квитанции, однако, не распространяются на те случаи, когда человек проводит ночь в автомобиле (водитель-дальнобойщик ), поезде и т.п.

Reisenebenkosten

К дополнительным командировочным расходам по-прежнему относятся следующие позиции: городской общественный транспорт, такси по месту командировки, дорожные пошлины, телефон, гараж, парковка, хранение багажа и т.д. Все эти суммы должны возмещаться в полном объеме работодателем при предъявлении соответствующих квитанций. Они освобождены от налога и социальных отчислений. Это же правило распространяется на предпринимателей и Freiberufler, но лишь до определенной «приемлемой» суммы, которую можно списать как Betriebsausgaben.